Dal 3 novembre 2014 sono divenute operative le disposizioni che introducono l’obbligo di comunicare all’Archivio Nazionale dei Veicoli i dati dell’utilizzatore di veicoli aziendali concessi:
• in via temporanea;
• per un periodo superiore a trenta giorni;
• in comodato d’uso a soggetti diversi dall’intestatario della carta di circolazione.
Il mancato rispetto di tale adempimento si presenta particolarmente gravoso in quanto le sanzioni, oltre ad essere di tipo pecuniario (pari a 705 euro), possono arrivare a determinare il ritiro della carta di circolazione del veicolo.
Il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti ha fornito i primi chiarimenti in relazione a questo nuovo adempimento con la Circolare n.15513 del 10 luglio 2014 lasciando tuttavia molti aspetti dubbi in relazione a molte fattispecie che concretamente si manifestano nelle realtà aziendali.
Le indicazioni (incomplete) della Circolare n.15513
nell’affermare la decorrenza dell’obbligo di comunicazione in relazione agli atti di comodato posti in essere a partire dal 3 novembre 2014 non era stato chiarito con quali modalità dare “prova” dell’avvenuta sottoscrizione del comodato atteso che per tale forma giuridica l’ordinamento codicistico non ne prevede la forma scritta obbligatoria;
viene precisato che sono esentati dall’obbligo i componenti del nucleo familiare dell’utilizzatore, purché conviventi, ma quando poi si precisa che i veicoli possono essere concessi in comodato anche a persone giuridiche e che viene escluso il sub-comodato (cioè la possibilità di concedere l’uso ad altro soggetto) la confusione aumenta in quanto non si comprende in questi casi quale sia il soggetto titolato alla conduzione del veicolo (posto che è proprio questo l’obiettivo della norma, cioè identificare l’utilizzatore);
nello specifico paragrafo dedicato ai comodati aziendali (par. E.1.1) viene precisato che rientrano nell’obbligo i veicoli in disponibilità di aziende e da queste concesse in comodato d’uso “gratuito” ai propri “dipendenti”, legittimando quindi il dubbio sia sulla sussistenza dell’obbligo anche per soci collaboratori, amministratori sia sulla nozione di gratuità utilizzata dal documento di prassi che non pareva ricomprendere tutte quelle ipotesi nelle quali, a fronte dell’utilizzo del veicolo anche per finalità personali, viene attributo un compenso in natura (fringe benefit) nel cedolino paga del dipendente o del collaboratore oppure viene richiesto un corrispettivo all’utilizzatore per l’utilizzo privato del veicolo (talvolta convivono entrambe le fattispecie).
Con la Circolare n.23743 del 27 ottobre 2014 il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti ritorna sul tema della intestazione temporanea dei veicoli per integrare e meglio precisare i concetti espressi con la precedente circolare del luglio 2014.
I chiarimenti della Circolare n.23743
l’annotazione temporanea presuppone l’uso esclusivo e personale del veicolo in capo all’utilizzatore (non è quindi possibile l’intestazione contemporanea a due o più utilizzatori);
il comodato è per sua natura a titolo gratuito e pertanto va esclusa la sussistenza di un comodato tutte le volte in cui la disponibilità del veicolo costituisca, in tutto o in parte, un corrispettivo;
viene esplicitamente escluso l’utilizzo di veicoli aziendali in disponibilità a titolo di fringe benefit;
al di fuori dei casi di fringe benefit viene comunque escluso l’utilizzo promiscuo di veicoli aziendali impiegati sia per attività lavorative che per raggiungere la sede di lavoro o la propria abitazione o nel tempo libero;
vengono esclusi i casi nei quali i dipendenti (intesi nel senso ampio che vedremo) si alternano nell’utilizzo del medesimo veicolo aziendale;
le indicazioni operative evidenziate nella circolare si ritengono applicabili non solo ai dipendenti ma anche ai soci, agli amministratori e ai collaboratori dell’azienda;
nei casi in cui l’obbligo ricorre, il periodo dei trenta giorni deve computarsi in giorni naturali e consecutivi (confermando quindi il pensiero che utilizzi non continuativi sarebbero stati difficilmente dimostrabili in sede di verifica);
gli obblighi di comunicazione debbono essere adempiuti entro trenta giorni che, nel caso di contratto di comodato, decorrono dalla data di stipula del contratto; sotto questo profilo la circolare, dopo aver correttamente affermato che il contratto di comodato può essere stipulato anche per accordo orale non imponendo l’art.1803 cod.civ. alcun vincolo di forma, ne richiama di fatto la forma scritta nell’esigenza imprescindibile di “rendere certi i rapporti tra avente causa e dante causa”;
le istruzioni operative evidenziate nella circolare del luglio 2014 si applicano anche ai veicoli intestati a nome dell’imprenditore individuale, ma solo a condizione che i veicoli stessi siano individuati tra i beni strumentali dell’impresa.
I recenti chiarimenti sopra evidenziati, quindi, escludono dall’obbligo tutti i casi nei quali è rinvenibile un utilizzo promiscuo del veicolo aziendale così come gli utilizzi esclusivamente aziendali (non potendo in quest’ultimo caso ravvisarsi un “comodato” in capo all’utilizzatore).
I sicuri casi di esclusione
impresa commerciale o di servizi che acquisisce la disponibilità di autovetture a vario titolo (le cosiddette “flotte aziendali”) e che le assegna in uso promiscuo ai propri dipendenti o collaboratori sia per recarsi presso la clientela sia per esigenze proprie del dipendente o collaboratore;
autovetture acquisite dall’azienda per essere assegnate in uso ai componenti del consiglio di amministrazione sia per esigenze aziendali che personali;
autovetture “aziendali” acquisite dall’azienda, spesso recanti sulla carrozzeria i segni distintivi della stessa, e che vengono messe a disposizione dei dipendenti o collaboratori per l’esclusivo espletamento delle mansioni aziendali (è il tipico caso delle aziende che cedono beni in relazione ai quali offrono anche il servizio di assistenza alla clientela);
Se appaiono chiari i casi di esclusione, dai chiarimenti forniti non risulta al contrario così facile individuare le situazioni nella quali tale onere scatterebbe.
Casi rientranti nell’obbligo
Andando per esclusione, infatti, si arriverebbe a sostenere che destinatari dell’obbligo resterebbero solo quei casi (patologici) di veicoli posseduti a vario titolo dalle aziende e che vengono concessi a soci, amministratori, dipendenti e collaboratori o loro familiari per finalità esclusivamente personali.
Si tratta, a ben vedere, di casi, più o meno evidenti, di possibili “abusi” nell’utilizzo del veicolo aziendale in relazione ai quali, peraltro, è stato introdotto nel recente passato (vedi D.L. n.138/11) uno specifico obbligo fiscale di comunicazione telematica a carico, alternativamente, dell’azienda concedente oppure del soggetto utilizzatore.
Trattandosi quindi di situazioni fondate sul medesimo presupposto e che determinano, oltre all’obbligo di annotazione dell’utilizzatore nell’archivio nazionale dei veicoli, anche l’insorgere di adempimenti di carattere fiscale si consiglia la gentile clientela di prendere gli opportuni contatti con lo Studio al fine di valutare le situazioni nello specifico.