LE REGOLE PER LA CORRETTA COMPILAZIONE E CONTABILIZZAZIONE DELLA SCHEDA CARBURANTE
Gli acquisti di carburante e lubrificanti per autotrazione effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione da parte dei contribuenti titolari di partita Iva devono risultare da apposite annotazioni eseguite in un documento definito “scheda carburante”.
|
La scheda carburante rappresenta il documento idoneo a:
|
Essendo lo strumento necessario per poter documentare la spesa al fine di beneficiare tanto della deducibilità del relativo costo ai fini delle imposte dirette quanto per usufruire del diritto alla detrazione dell’Iva assolta all’acquisto, nei casi in cui viene utilizzata la scheda carburante è vietata l’emissione della fattura di vendita da parte dell’esercente la stazione di servizio in quanto le annotazioni sulle schede carburanti sono sostitutive di tale documento.
La scheda carburante, per essere documento valido per la protocollazione ai fini fiscali, deve avere una periodicità mensile o trimestrale, ed essere riferita ai veicoli intestati ovvero utilizzati (ad esempio, a titolo di leasing, noleggio o comodato) dal soggetto passivo d’imposta.
Il contenuto della scheda carburante, combinando disposizioni normative e pronunce giurisprudenziali, può essere così riepilogato:
Æ gli estremi di identificazione del veicolo (casa costruttrice, modello, targa o numero telaio);
Æ gli estremi di identificazione del soggetto Iva che acquista il carburante;
Æ il numero dei chilometri rilevabile, alla fine del mese o del trimestre, dall’apposito dispositivo contachilometri esistente nel veicolo (indicazione non necessaria per i professionisti);
Æ la data del rifornimento;
Æ l’ammontare del corrispettivo totale corrisposto dal cliente (al lordo dell’Iva) per ogni singolo rifornimento;
Æ gli estremi identificativi e l’ubicazione dell’impianto di distribuzione (anche mediante timbro);
Æ la firma di convalida della regolarità dell’operazione di acquisto da parte del gestore.
Le casistiche in cui la fattura è obbligatoria
Vi sono casi di acquisti di carburanti e lubrificanti che devono essere documentati obbligatoriamente con fattura e che, pertanto, non possono essere documentati mediante l’utilizzo della scheda carburante. Si tratta di:
Æ acquisti di carburante per autotrazione non effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione;
Æ acquisti di carburante non per autotrazione effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione (ad esempio motori fissi);
Æ acquisti di carburante per autotrazione effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione per i quali non può essere verificata la destinazione;
Æ rifornimenti durante l’orario di chiusura (self-service);
Æ procedura di “netting” in uso nel settore petrolifero;
Æ cessioni nei confronti dello Stato, degli Enti pubblici territoriali, degli istituti universitari e degli enti ospedalieri, di assistenza e beneficenza;
Æ cessioni di gasolio effettuate nei confronti di autotrasportatori di cose per conto terzi;
Æ acquisti di carburante per carrelli elevatori, macchine operatrici come trattori, escavatori, mezzi di spurgo pozzi, che non circolano su strada.
L’indicazione del dato dei chilometri finali sulla scheda carburante
È importante ricordare che per i soggetti esercenti attività di impresa non va indicato il numero dei chilometri percorsi nel periodo bensì il dato puntuale riscontrabile dal contachilometri alla fine del periodo (mese o trimestre) considerato.
Il dato dei chilometri percorsi nel periodo è comunque ricavabile dalla differenza tra il dato di una scheda e quello indicato in quella del periodo precedente.
La scheda carburante che non riporta il numero dei chilometri percorsi alla fine del mese o del trimestre comporta l’indeducibilità dei relativi costi (sentenza n.3947 della Corte di Cassazione del 18 febbraio 2011).
|
Occorre ricordare che per quanto riguarda gli esercenti arti e professioni non vi è obbligo di indicazione del numero dei chilometri e ciò in quanto tale obbligo viene espressamente previsto per i soli esercenti attività d’impresa. |
Uno degli aspetti più problematici che si riscontrano nella disciplina della scheda carburante riguarda l’indicazione del dato chilometrico risultante alla fine del periodo di riferimento.
Tale dato, infatti, non deve essere indicato sempre e comunque ma la sua indicazione nella scheda è in funzione della diversa modalità di utilizzo dell’autovettura.
Si riporta di seguito una tabella dalla quale si evince – nelle diverse situazioni esaminate – l’obbligatorietà o meno della indicazione nella scheda carburante del dato chilometrico.
|
Situazione dell’auto |
Dato KM |
Adempimenti richiesti |
|
Automezzo utilizzato nell’esercizio dell’impresa |
SI |
Annotazione sulla scheda, a fine periodo, del numero dei chilometri dall’apposito dispositivo contachilometri |
|
Automezzo utilizzato nell’esercizio dell’arte o della professione |
NO |
-- |
|
Imprese di noleggio |
SI |
Scheda unica per l’intera stazione noleggiante con indicazione dei chilometri |
|
Leasing |
SI |
La scheda è intestata all’utilizzatore che al termine del periodo annota su di essa i chilometri dell’autovettura |
|
Autovetture nuove non immatricolate o usate per il rifornimento di dotazione iniziale o di consegna |
NO |
-- |
|
Veicoli nuovi o usati, muniti della targa di prova, affidati per la riparazione o per la vendita a concessionari o ad altri operatori del settore |
NO |
-- |
|
Veicoli usati adibiti all’esecuzione di prove tecniche o dimostrative per la clientela |
NO |
-- |
|
Auto propria del dipendente utilizzata per conto del datore di lavoro |
SI |
Scheda cointestata al proprietario dell’autovettura e al datore di lavoro. Annotazione sulla scheda dei soli chilometri percorsi afferenti esclusivamente l’attività d’impresa |
|
Auto aziendale munita, in luogo della scheda, di un blocco di buoni dal valore predeterminato |
SI |
L’utilizzatore dell’autovettura annota, al termine del periodo, su un apposito documento diverso dai buoni, i chilometri percorsi |
|
Operazione di netting: rifornimento effettuato con carte aziendali collegate a contratti di somministrazione di carburante |
SI |
L’utilizzatore dell’autovettura annota, al termine del periodo, su un apposito documento diverso dai buoni, i chilometri percorsi (a meno che l’indicazione chilometrica non sia già presente in fattura) - sentenza CTR Firenze n.53/9/13 |
|
Auto aziendale assegnata ad un dipendente |
SI |
Scheda intestata contestualmente all’assegnatario e all’impresa. Chilometri annotati, a fine periodo, da parte dell’assegnatario |
Qualora un’impresa stipuli un contratto di netting, i gestori degli impianti di distribuzione si impegnano ad eseguire a favore della compagnia petrolifera cessioni continuative di carburante direttamente alle imprese aderenti. La compagnia petrolifera, pertanto, provvede alla fatturazione del corrispettivo dovuto alle imprese convenzionate che hanno beneficiato delle somministrazioni. Con la recente sentenza n.53/9/13 la Commissione Tributaria Regionale di Firenze ha previsto l’indetraibilità dell’Iva da parte dell’impresa aderente ad un contratto di netting in quanto non si era allegato alla fattura emessa dalla società petrolifera un documento con l’indicazione per i singoli veicoli dei chilometri percorsi.
Pertanto:
Æ se le fatture emesse dalle società petrolifere prevedono l’indicazione dei chilometri effettuati da ciascun veicolo non è necessario allegare alcun documento;
Æ se le fatture emesse dalle società petrolifere non prevedono l’indicazione dei chilometri effettuati da ciascun veicolo è necessario predisporre un prospetto contenente l’indicazione dei chilometri effettuati da allegare ad ogni singola fattura ricevuta.
La contabilizzazione della scheda carburante
La società Delta Srl possiede una sola autovettura aziendale e documenta le spese inerenti l’acquisto di carburanti per autotrazione mediante l’emissione di schede carburanti trimestrali.
In data 30 settembre 2013 occorrerà contabilizzare la scheda carburante del terzo trimestre, per un ammontare complessivo pari a €1.050, comprensivi di Iva.
Il pagamento dei singoli rifornimenti viene sempre effettuato per contanti.
Trattandosi di contabilità ordinaria (peraltro obbligatoria nel caso della Srl), il primo passaggio contabile inerente gli acquisti di carburante per autotrazione consiste nell’apertura del credito per i pagamenti effettuati dalla Delta Srl ogni volta che viene effettuato un rifornimento con la contropartita dell’uscita di contante a titolo di pagamento.
Si tratta di una movimentazione finanziaria non rilevante ai fini Iva:
|
22/07/13 |
Anticipi verso fornitori (sp) |
a |
Cassa contanti (sp) |
|
110,00 |
|
07/08/13 |
Anticipi verso fornitori (sp) |
a |
Cassa contanti (sp) |
|
120,00 |
Il conto “anticipi verso fornitori” viene movimentato alla data di effettuazione di ciascun rifornimento, fino ad avere un saldo contabile alla data del 30/09/2013 pari a €1.050.
Il passo successivo riguarda la protocollazione ai fini Iva della scheda carburante del terzo trimestre, con lo scorporo dell’Iva al 21% e la contabilizzazione dell’imposta detraibile al 40%. Dapprima va scomputato dall’importo totale della scheda carburante l’importo dell’imponibile (pari a €867,77) e dell’Iva (pari a €182,23): l’imposta risulta detraibile solamente per il 40%, (pari a €72,89), cosicché il 60% corrispondente all’Iva indetraibile (pari a €109,34) deve essere contabilizzato ad incremento del costo di acquisto del carburante.
La descrizione del movimento contabile è “prot. n.356/2013 registro Iva acquisti, scheda carburante 3° trimestre 2013”:
|
30/09/13 |
Diversi |
a |
Scheda Carburante (sp) |
|
1.050,00 |
|
Carburanti auto aziendali (ce)
Iva detraibile al 40% (sp) |
|
|
977,11
72,89 |
|
Dopo aver rilevato la scheda carburante si procede allo storno delle anticipazioni corrispondenti ai pagamenti eseguiti con la seguente scrittura:
|
30/09/13 |
Scheda Carburante (sp) |
a |
Anticipi verso fornitori (sp) |
|
1.050,00 |
Le schede carburanti vanno registrate sul registro Iva acquisti entro gli ordinari termini di registrazione delle fatture di acquisto.
Dalla registrazione devono risultare:
Æ il numero progressivo di registrazione (protocollo);
Æ il mese o trimestre a cui si riferisce la scheda;
Æ l’imponibile e l’Iva, ottenuta mediante la procedura di scorporo.
Salvo casi particolari (quali ad esempio, le auto concesse in uso promiscuo ai dipendenti e le auto utilizzate da agenti e rappresentanti di commercio, le auto utilizzate in via esclusivamente strumentale), la detrazione dell’imposta sul valore aggiunto che riguarda i costi di acquisizione e le spese di impiego relative ai veicoli a motore, avviene nella misura del 40% del costo sostenuto e, pertanto, tale percentuale risulta applicabile anche agli acquisti di carburante per autotrazione.
Gli acquisti di carburante attraverso strumenti di pagamento elettronici
Dal 14 maggio 2011 viene prevista la possibilità di evitare la compilazione della scheda carburante nel caso in cui il carburante sia acquistato sempre attraverso strumenti di pagamento elettronici, in particolare carte di credito, carte di debito (bancomat) e prepagate: in tali casi è possibile documentare la spesa mediante copia dell’estratto conto dal quale risultino i rifornimenti effettuati con carte di credito, carte di debito o carte prepagate.
Va segnalato che l’adozione della nuova modalità di certificazione non richiede:
Æ i dati e la firma dell’esercente;
Æ l’indicazione del numero di targa o del telaio del veicolo;
Æ per le imprese l’indicazione del dato risultante dal contachilometri a fine periodo.
I due sistemi di certificazione (scheda carburante e estratto conto) risultano tra loro alternativi e, quindi, la modalità di documentazione delle operazioni di acquisto di carburanti per autotrazione riferite al medesimo soggetto d’imposta deve essere unica, essendo a tale fine irrilevante l’eventuale presenza di più veicoli utilizzati nello svolgimento dell’attività.
|
È stato chiarito dall’Agenzia delle Entrate che i soggetti che effettuano i pagamenti con sistemi promiscui (alternativamente a volte con carta di credito e a volte in contanti ovvero per un automezzo in contanti e per un altro automezzo con carta di credito) sono tenuti all’adozione obbligatoria della scheda carburante per tutti gli acquisti di carburante effettuati nel periodo di imposta. |
Posto che la documentazione utilizzata (estratti conto dai quali estrapolare le transazioni rilevanti) potrebbe suscitare qualche perplessità circa la sua idoneità a consentire l’esercizio del diritto alla detrazione dell’Iva su tali acquisti di carburante, l’Agenzia delle Entrate ha precisato che:
Ü il mezzo di pagamento deve essere intestato al soggetto che esercita l’attività economica, l’arte o la professione;
Ü dall’estratto conto rilasciato dall’emittente della carta emergano tutti gli elementi necessari per l’individuazione dell’acquisto, quali, ad esempio:
4 la data del rifornimento,
4 il soggetto presso il quale è effettuato il rifornimento,
4 l’ammontare del relativo corrispettivo.
Si invitano, tuttavia, i soggetti interessati ad evitare eccessive strumentalizzazioni di questa nuova opportunità di semplificazione, anche alla luce del monito che arriva dalla stessa Agenzia delle Entrate (Circolare n.42/E del 9 novembre 2012) e che di seguito si riporta:
|
“Va da sé che la documentazione dalla quale risultino ulteriori dettagli che valgano ad associare ogni singola transazione ad uno specifico veicolo consentirebbe un più agevole esercizio del potere di controllo. Ad esempio, gli strumenti di pagamento dedicati alle aziende emessi da diversi operatori del settore - dai quali emerge la rendicontazione distinta per ciascun autoveicolo utilizzato dal dipendente anche ai fini del controllo interno di gestione - possono considerarsi idonei a garantire tale più ampia e dettagliata certificazione degli acquisti di carburante per autotrazione”. |